스마트한 회의법

주제와 상관 없는 직원 소집하지 말고 회의 마칠 땐 요약·정리를

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스마트한 회의법

 

기업 문화도 혁신 대상이다. '회의 없는 기업이 강하다' '회의를 없애라' 같은 주장이 나오기도 한다. 하지만 여러 부서와 조직이 함께 일하는 기업 구조상 회의를 완전히 없애기란 쉽지 않다. 여러 부서 간 협업이 필요할 때나 정기적으로 논의할 사안이 있을 때, 어떻게 회의를 진행하는 게 효율적일까. 경영 전문가들은 기왕 해야 할 회의라면 똑똑하게 진행하라고 조언한다. 기업 혁신 작업을 진행 중인 삼성전자는 '참석자를 최소화하고 회의 시간은 1시간으로 제한하되, 전원이 발언하고 결론을 도출해낼 것'이란 새로운 회의 지침을 최근 발표했다. 전문가들이 말하는 스마트한 회의법을 소개한다.

①회의 전

필요 없는 참석자를 쳐내라

회의를 준비하는 과정도 중요하다. 회의를 여는 목적과 회의를 통해 얻고자 하는 결과물이 명확해야 한다. 주제에 맞는 직원만 추려 자신의 업무와 상관없는 회의 때문에 시간을 낭비하는 직원이 생기지 않도록 해야 한다. 단순히 회사 동향을 전달하거나 사업 진행 상황을 보고받기 위해 모든 부서원을 소집하거나, 생산설비를 개선하는 안건을 논의하기 위해 홍보나 영업 담당자를 부를 필요는 없다는 뜻이다. 어떤 내용을 다룰지 사전에 공유하면 참석자들이 미리 준비해올 수 있어 회의 시간을 줄일 수 있다.

②시작할 때

확실한 '회의 태세'를 갖추라

회의를 시작할 때는 참석자들이 '회의 태세'를 갖추게 해야 한다. 토론할 주제를 화이트보드에 적거나 큰 화면에 띄워 모든 참석자가 볼 수 있게 만들고, 스마트폰이나 태블릿 PC 같은 전자기기를 금지하는 것도 효과적으로 분위기를 전환하는 방법이다. 토론을 시작할 때는 이미 알고 있는 상황이나 정보를 읊기보다 '○○ 공장의 가동률이 하락했는데 어떻게 해결해야 할까요?' '최근 1년 동안 A지역의 판매량이 급감한 원인은 무엇이라고 보십니까?'처럼 구체적인 질문을 던져야 한다.

닐 하트먼 미 매사추세츠공과대(MIT) 슬론경영대학원 교수는 "정기적으로 진행하는 회의일수록 정시에 시작해 정시에 끝내고 1시간 이내에 마쳐야 한다"며 "회의 주최자가 다른 동료 직원들의 시간을 존중한다는 점을 간접적으로 알릴 수 있고, 직원들이 회의에 더 집중하게 만드는 효과가 있다"고 설명했다.

③회의 중

토론 방해꾼 옆에 고위직급을 앉혀라

회의 주최자는 주제에서 벗어나는 '토론 방해꾼'을 매끄럽게 처리하고 모든 참석자가 의견을 내도록 유도하는 역할을 맡아야 한다. 몇몇 참석자가 중언부언하거나 혼자서 길게 이야기하면 회의가 쓸데없이 길어지고 산만해진다. 미국 컨설팅회사 로저슈워츠앤드어소시에이츠의 로저 슈워츠 대표는 다른 참석자의 말을 직접적으로 끊기보다 "지금 그 발언이 이 회의 주제와 어떤 관련이 있는지 설명해주세요. 만약 관련 없는 내용이라면 다른 자리에서 의논할 수 있도록 일정을 잡아봅시다"라는 식으로 해당 직원을 존중하는 화법을 구사하는 편이 좋다고 조언했다. 상습적인 토론 방해꾼 옆자리에 높은 직급의 직원을 앉혀 "좋은 지적이네요. 다음 번에 논의해봅시다"라며 회의를 정리하는 역할을 맡기는 것도 방법이다.

④끝낼 때

결과를 확실히 정리하라

마무리할 때는 회의 결과에 대해 간단히 요약해주는 것이 좋다. 이날 회의에서 결정된 사항과 책임자, 다음 회의에서 점검해야 할 사안 등을 모든 참석자가 동일하게 이해하도록 돕는 과정이다. 이렇게 요약·정리하는 과정을 통해 이미 결정을 마친 사안을 반복해서 다루거나 참석자들이 회의 결과를 잘못 이해할 가능성을 줄일 수 있다.

⑤회의 후

참석하지 않은 사람도 알게 하라

회의실을 나선 다음도 중요하다. 이메일이나 메모 등 정확한 기록 형태로 회의 결과를 참석자들에게 공지하고, 회의에 참석하지 않은 직원들도 어떤 내용을 다뤘고 어떤 결정이 내려졌는지 알 수 있도록 전달해야 한다. 조직의 특성과 문화에 맞게끔 회의 방식을 수정하려는 노력도 뒷받침돼야 한다. 미국 컨설팅업체 스트래티직오프사이트의 밥 프리시 파트너는 "정기적으로 진행하는 회의일수록 참석자들이 아직 회의 내용을 잘 기억하고 있을 때 피드백을 받아야 한다"며 "잘된 점보다 부족한 점이나 문제점에 대해 먼저 묻고, 회의 진행 방식을 개선할 아이디어를 구하라"고 권했다.

자료출처 : 유한빛 기자,조선[2016.7.25]